今日から始めるスキルとコンピテンシーの開発

第1部 ビジネス文書の書き方

著者:羽鳥佐知子

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「はじめに」
これまでビジネスにおいて使われてきたEメールに加え、最近はグループウェア・コミュニケーションツールが広く使われるようになっています。文章を介してのやり取りなくしてビジネスは成り立たないといっても過言ではないでしょう。あなたは、自身が書く文章にいくらの値打ちがあるかを考えたことはありますか?

あなたが組織の中でまだ若手なら、読み手は上司など、あなたよりも上の立場にある人が多いことでしょう。読み手がどのくらいの時間をかけてあなたが書いた文章を読んでいるのか考えてみましょう。

例えば1通のメールを読むのに5分かかると仮定した場合、読み手が複数いればその人数分の時間がかかるわけで、「5分×読み手の人数」分の時間を拘束していることになります。さらに、メールの内容が分かりにくかったり情報が不十分だった場合は、読み直したり更なるやり取りにかかる時間も加算しなければなりません。

以上のことから、ビジネスにおいて質の良い文章を書けるかは、仕事の生産性に大いに関係することがお分かりいただけたのではないでしょうか。この講座では、読めばすぐに使えるテクニカルなポイントを中心に紹介します。これらを意識するだけで明日からあなたが書く文章は格段に良くなります。

次の3つをこの講座のゴールとして設定します。
□あなたが伝えたいことがそのまま相手に伝わるとは限らない
□ビジネス文書は、相手に伝えたいことを最初に書くのが、グローバルスタンダード
□他者からフィードバックを得ることは、質の高い文書作成に効果的

「目次」
はじめに
第1章 「ビジネス文書の書き方」とは?
ビジネス文書の書き方の定義とスキルの全体像での位置づけ/あなたが思った通りに理解されるとは限らない
第2章 日本人の思考の傾向から読み解く文章のクセ
ぐるぐると渦を巻いて外堀を埋めようとする日本人/ビジネス文書は、直球がグローバルスタンダード
第3章 ビジネス文書の書き方ガイドライン
ビジネス文書の書き方ガイドライン/1.まずは思った通りに書いてみる/2.一番伝えたいことを最初に書く/3. 1文の長さを2行以内に収めるようにする/4.一晩寝かす/5.書いた文章を音読する/6.専門用語はできるだけ使わない/7.他者にチェックをお願いする/ビジネスチャットの使い方ガイドライン/1. 送るメッセージは短く、整理して書く/2. 挨拶文や署名は省略する/3. ビジネスマナーを守る
第4章 あなたのビジネス文書の書き方を伸ばす
あなたのビジネス文書の書き方のレベルは?/「ビジネス文書の書き方」を伸ばす「施策」は?/理解度チェックテスト
おわりに

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